در به روز رسانی اخیر پورتال جدید سازمان دامپزشکی افزونه های زیادی نمایان شده است که افزونه ی سامانه های هوشمند در آن بیشتر از سایر پیوندها چشم نوازی می کند. این نکته را تا اینجا علی الحساب داشته باشید تا بعد!

"هفته کاری برای تجار ایرانی بیشتر از 3 روز نیست، چرا که معتقدند پنجشنبه و جمعه در ایران تعطیل یا نیمه تعطیل است و بلافاصله شنبه و یکشنبه در دیگر کشورها تعطیل یا نیمه تعطیل می باشد. یعنی در عمل می توان دوشنبه، سه شنبه و چهارشنبه را روزهای هماهنگ غیرتعطیل کسب و کار ایران با دنیا دانست."

علاوه بر آن، اگر به این ناهماهنگی، اختلاف زمانی بین برخی کشورها از جمله قاره آمریکا با خاورمیانه اضافه شود یا برای مصداقی تر شدن بحث، اگر همین بازی اخیر فینال باشگاه های فوتبال آسیا بین پرسپولیس و تیم کاشیما اینتلرز ژاپن را به خاطر بیاورید، مشکلات و اخلال برنامه های کاری ما و آن ها که به دلیل وقت نامناسب پخش مستقیم بازی پیش آمد و ناشی از اختلاف زمانی 8 ساعته بین دو کشور بود، می تواند گواهی بر تاثیرات این ناهماهنگی و شاهدی دست اول بر این ماجرا باشد. حال که می توان گفت روز ما شب آن ها و شب ما روز آن هاست، پس می توان به این نتیجه هم رسید که حداقل بین ما و کشورهای قاره ی آمریکا یا کشورهای خاور دور مثل ژاپن و... هیچ گونه هماهنگی کاری از نظر زمانی در فرایند کسب و کار یافت نمی شود.

ازجمله مصادیق این ناهماهنگی ساعت کاری، در حوزه ی دامپزشکی هم ممکن است در قرنطینه های مرزی دامپزشکی بارها مشاهده شده باشد؛ بدین معنا که محموله ای یکشنبه به کشور رسیده است و اشکالی از نظر گواهی بهداشتی دارد اما به دلیل تعطیل بودن کشور صادر کننده در آن روز هفته، امکان اصلاح یا صدور مجدد گواهی بهداشتی مقدور نمی باشد و از طرفی اگر شرایط انبارهای گمرک امکان نگهداری آن محموله را دارا نباشد، می توانید حدس بزنید چه سرگردانی یا استرسی بر هر دو طرف تصمیم گیر یعنی کارشناس قرنطینه یا صاحب محموله در آن زمان وارد می شود.

اما در مقدمه این یادداشت از واِژه ی «افزونه» و همچنین از رنج کسب و کار به خاطر ناهماهنگی ساعت کاری سخن به میان آمد، پس اجازه دهید اینجا یک پرانتز توضیحی از تاریخچه یکسان شدن ساعت جهانی که در زمانی نه چندان دور یعنی قرن نوزدهم اتفاق افتاد، بگشایم:

با توسعه خطوط راه آهن و شنیده شدن سوت قطار در شهرهای مختلف که امکان سفر انسان را به مناطق دوردست فراهم کرده بود، اولین تجربه جهانی برای هماهنگی حرکت قطارها بین شهرهای مختلف با معرفی ساعت گرینویچ ابتدا در انگلستان در سال 1847 شروع شد و در ادامه پنج سال بعد تمام شرکت ها در انگلیس به هماهنگ شدن با ساعت رسمی کشورشان ملزم شدند. این تغییر روش کافی بود که آمریکایی ها نیز به خود بیایند و به عنوان اولین دنباله رو، پیگیر داشتن ساعت رسمی در کشورشان باشند تا اینکه با ارسال پیام سیگنال تلگراف در 18 نوامبر سال بعد، دستور هماهنگ شدن 300 ساعت محلی با ساعت گرینویچ در سرتاسر آمریکا صادر شد و نهایتا این حرکت، سران 25 کشور را در یک کنفرانس بین المللی در واشنگتن متقاعد کرد تا ساعت گرینویچ را به عنوان ساعت جهانی به رسمیت بشناسند و اولین گام در جهت استاندارد سازی یا هماهنگ سازی شاخص زمان در تجارت جهانی از آن تاریخ به بعد برداشته شود. اهمیت این یکسان سازی زمان برای مدیریت شرکت های چند ملیتی که فعالیتشان پیوستگی و یکپارچگی ویژه ای دارد، امروزه برای ما بیشتر قابل درک است زیرا اگر این استاندارد معرفی نشده بود، مدیریت نامحسوس ابزاری به نام ساعت و وضعیت شگفت انگیزی که این روزها در برنامه های هفتگی یا ماهانه یا روزانه برای انجام کارها در حال روبرو شدن با آن هستیم، چه بسا وجود نمی داشت.

حال اجازه دهید با بیان یکی از داستان های معمول روزانه که شاید شما هم مثل نگارنده همه روزه با آن روبرو هستید، ارائه پیشنهادها و بازگشت به نکته آغازین این یادداشت را که قرار بود با بستن این پرانتز ادامه دهیم، چند لحظه ای به تاخیر بیندازیم.

شرح آن روز فرضی بدین گونه است که می دانم سرویس رفت و آمد فرزند دانش آموزم بر اساس قراردادی که نوشته ایم، رأس ساعت شش و سی دقیقه می آید و بیشتر از 2 دقیقه هم منتظر نمی ماند و اگر فرزندم سرویس را از دست بدهد، به اجبار باید خودم او را به مدرسه برسانم؛ اما از روز قبل مشخص شده است خودم و همکارانم باید در یک جلسه کاری مهم که راس ساعت 8 صبح  در یکی از شهرستان ها برگزار می شود، شرکت کنیم. پس ایجاب می کند از روز قبل تمام تمهیدات لازم برای به موقع رسیدن پسرم به سرویس مدرسه اش انجام بگیرد، چرا که می دانیم دیر رسیدن به مدرسه یا غیبت بر اساس قوانین مدرسه عواقب خوبی برای او نخواهد داشت. خوشبختانه  آن روز پسرم به موقع به سرویس مدرسه رسید. به همراه راننده اداره و همکاران زودتر از ساعت مقرر آماده حرکت شدیم که این آماده شدن ها سبب شد پنج دقیقه زودتر از زمان مقرر ما هم به جلسه برسیم و همین زود رسیدن و عدم تاخیر به جلسات انگار اعتماد به نفس چند برابری به انسان تزریق می کند (البته خلاف همه جلسات رایج، این جلسه سر وقت شروع شد)، چرا که از هفته قبل تاکید بر حضور سر وقت همه مدعوین ضروری اعلام شده است. پس از مقدمات و تشریفات معمول، رئیس جلسه اعلام می کند این که تاکید بر حضور به موقع همه اعضا و شروع جلسه رأس ساعت مقرر بوده، نشأت گرفته از این است که  افتتاحیه مهمی داریم که با مشارکت یکی از شرکت های خارجی به شکل ویدیو کنفرانس توسط یکی از مقامات عالی رتبه کشور و همزمان با مدیران آن شرکت خارجی در کشورشان داریم و با توجه به اختلاف زمانی 10 ساعته با آن کشور، مدیران مرتبط با پروژه باید علاوه بر برنامه های کاری ساعت روتین اداری کشور نسبت به زمان بندی حضور فعال در ساعت غیر اداری هم برنامه ریزی داشته باشند. پرانتز بسته شد!

به کمک همین مثال ها، شما هم می‌توانید این شیوه را در مورد فعالیت‌های دیگر نیز به کار بگیرید .  همین جمله آخر این داستانک می تواند تلنگر یا نقطه عطفی بر این باشد که چرا این یادداشت درگیر محتواها در پرانتزهای متفاوت شده است و مگر ساعت یا زمان قرار است چه کاری انجام دهد که وقت و بی وقت آن را طلا می نامیم؟ آیا اگر توسعه ریلی نبود و سوت قطار در شهرهای مختلف یا ایستگاه های متفاوت به صدا در نمی آمد، الگویی برای هماهنگ شدن ساعت ها یا طراحی نقشه جغرافیایی مبتنی بر ساعت به وقت گرینویچ امروزه کاربردی داشت؟ پس آنجا سوت قطار ساعت جهانی را در دنیای واقعی خلق کرد و امروز انگار دنیای مجازی در بستر اینترنت با تاکتیکی به نام دولت الکترونیک در فرمت سامانه های هوشمند قرار است سایر ابعاد انجام فرایند های تجارت را حداقل در حوزه ی بین الملل هماهنگ کند.

در قرن نوزدهم یکسان سازی بعد زمان با ابداع ساعت جهانی در نقاط مختلف دنیا انجام پذیرفت و اکنون قرن بیست و یکم قرار است وابسته بودن به مختصات معمول جغرافیایی یا مکان خاصی برای انجام فرایند کارها را با ایجاد بستری به نام فضای مجازی در هم نوردد تا مکان‌محوری خودش را به کاربرمحوری داده باشد و کسب و کارها حداقل اسیر مختصات خاص مکانی یا حتی زمانی برای انجام فرایند خدمات کارها  نباشد.

نگارنده این یادداشت خلاف "ست گادین" نظریه پرداز حوزه ی مارکتینگ که در کتاب لینچپین خود (که در ایران با عنوان مهره ی حیاتی نیز  ترجمه شده) آورده است: "کارمند شرکت یا اداره باید به گونه ای روش ها را فرا گرفته باشد که قابل جایگزین شدن نباشد"، بر این باور است که برای سرعت عمل در کار به ویژه به حداقل رساندن بوروکراسی اداری به یمن حضور دنیای مجازی، این شهروند یا بهره بردار است که باید به فراخور نیاز طوری فرایند انجام کار را در بستر مجازی  بیاموزد تا  همانطور که خدمات الکترونیک در فضای مجازی وابسته به مختصات مکان و زمان نیست، بخش اعظم فرایند انجام کار هم دیگر وابسته به شخص در یک سیستم اداری نباشد تا دیگر اجازه ی تشکیل مهره های حیاتی برای کار های خدماتی در سیستم های عریض و طویل اداری داده نشود؛ به عبارتی ساده تر، فرایند تفویض اختیار کارهای تصدی گری، با حضور سامانه های هوشمند، به خود شهروندان یا سمن ها واگذار گردد.

برای تحقق این هدف مهم و جلوگیری از  برگشتن به بوروکراسی اداری پیچیده تر از قبل (که گاهی با واگذاری صدور انواع مجوز ها به بخش خصوصی از قبیل سازمان نظام دامپزشکی شاهدش بوده ایم و نشان می دهد که  هنوز در ابتدای راه هستیم) برخی راهکارها در ذیل پیشنهاد می شود:

·        انقلاب تحول زا در حوزه ی فن آوری اطلاعات به ویژه در مسیر پر پیچ و خم بوروکراسی دولتی فقط با بکارگیری نیروهای نخبه و متخصص رخ خواهد داد و هم چنین از آنجایی که به استناد ابلاغیه اصل 44 قانون اساسی که خدمات تصدی گری باید به بخش خصوصی و سمن ها یا نظام های صنفی واگذار گردد، پیشنهاد می شود سازمان نظام دامپزشکی هم که  از این قاعده مستنثنی نیست، حتما باید به توسعه ی بخش IT  در چارت تشکیلاتی خود در همه استان ها نگاه ویژه ای داشته باشد تا مجدد یک دستگاه موازی با دستگاه های دولتی تشکیل نشود که بوروکراسی اداری آن گاهی از بخش دولتی پیچیده تر یا بیشتر شود.

·        در قرن نوزدهم برای هماهنگ سازی ساعت ها گاه توقف در ایستگاه راه آهن برای تعیین ادامه مسیر یا هنگام سوار شدن و پیاده شدن مسافران لازم بود و هست، اما در دنیای مجازی توقف در ایستگاه مسبب افزایش رنج است؛ ضمن این که کاربران بی آن که نیاز به توقف باشد، مرتبا در حال سوار شدن و پیاده شدن هستند؛ پس پهنای باند بستر اینترنت در این فضا به گونه ای تعبیه شود که با حداقل ترافیک و حداکثر سرعت بدون قطعی، فرایند کار قابل انجام باشد.

·        دو زبانه شدن سامانه ها (زبان انگلیسی و زبان ملی هر کشور) به ویژه در خصوص فرایندهای تجارت بین الملل در دستور کار تصمیم گیران و متولیان قرار گیرد.

·        ایجاد و بروز رسانی افزونه ی پرسش­های متداول برای هر سامانه هوشمند در دستور کار دفاتر تخصصی قرار گیرد.

·        آموزش سراسری بهره برداران در سطح ملی برای دریافت خدمات اختصاصی انجام گیرد تا همان طور که پیش تر آورده شد، نقش مهره ی حیاتی را بهره بردار بازی کند نه کاربر ادارات.

و این بحث را با اشاره ی دوباره به همان جمله اول این نوشته یعنی "چشم نوازی سامانه های هوشمند در پورتال سازمان دامپزشکی" اینگونه به پایان می بریم:

که این‌ افزونه ها و سامانه ها کارا ،اثر بخش و مفید  خواهد بود و گله مندی هایی نظیر اظهارات اخیر  رئیس سندیکای تولیدکنندگان و صادرکنندگان داروهای دامپزشکی درباره اختلال دوره ای سامانه جامع تجارت در وزات صمت را شاهد نخواهیم بود که جزیره ای عمل نکند تا کاربر دنیای مجازی را به بهره وری از وقت که در ضرب المثل ها طلا نامیده می شود، سوق دهد و این مهم دست یافتنی و قابل تعبیر خواهد بود، اگر همه و همه در این تحول بنیادی شریک و سهیم شوند و به روز رسانی و ساده سازی فرایندها نیز بخش عمده ای از خط مشی واحدهای فن آوری اطلاعات سازمان ها و ادارات کوچک و بزرگ را شامل شود و تمام مهره های بازی به درستی به کار گرفته شود.