مدیری که در مرکز سازمان قرار دارد، معمولاً مسائل استان را از طریق گزارش‌ها و اطلاعاتی که در اختیارش قرار میگیرد می‌شناسد، اما حضور در استان امکان مشاهده مستقیم بخشی از واقعیتهای موجود را فراهم میکند ...
وقتی رئیس سازمان خودش به استان می‌رود؛ این حضور چه پیامی دارد؟
دکتر وحید قاسم‌آبادی
کارشناس بخش دولتی استان کردستان
مراسم تودیع و معارفه مدیران دستگاه‌های اجرایی، در نگاه نخست، یکی از رویدادهای معمول در ساختار اداری کشور است؛ مدیری مسئولیتی را به پایان می‌رساند و مدیری دیگر آغاز به کار میکند. اما گاهی یک اتفاق در حاشیه چنین مراسمی میتواند فراتر از یک جابه‌جایی مدیریتی، حامل یک پیام و حتی بیانگر یک رویکرد مدیریتی باشد.
مراسم تودیع و معارفه مدیرکل سابق و سرپرست جدید اداره‌کل دامپزشکی استان گلستان، که با حضور شخص دکتر وحید صالحی، معاون وزیر جهاد کشاورزی و رئیس سازمان دامپزشکی کشور برگزار شد، از همین منظر قابل توجه است. فارغ از اینکه حضور رئیس سازمان در چنین مراسمی را نباید صرفاً یک اقدام تشریفاتی تلقی کرد، این حضور میتواند فرصتی برای شکل‌گیری ارتباطی مستقیم‌تر میان مدیریت عالی سازمان و بدنه استانی آن باشد؛ ارتباطی که آثار آن میتواند بسیار فراتر از چند ساعت حضور در یک مراسم رسمی باشد.
واقعیت این است که اداره یک سازمان گسترده و تخصصی مانند سازمان دامپزشکی کشور، ناگزیر بر پایه ساختار اداری و سلسله‌مراتب سازمانی انجام میشود. بخش عمده مسائل استانها از مسیر مدیران شهرستانی، ادارات کل استانی، معاونت‌های ستادی و مدیران تخصصی به مرکز منتقل میشود و این روند کاملاً طبیعی و ضروری است. با این حال، هیچ گزارش اداری، مکاتبه یا جلسه‌ای نمی‌تواند در همه موارد جای مشاهده مستقیم میدان و گفت‌وگوی بی‌واسطه با مدیران، کارشناسان، کارکنان را بگیرد.
حضور شخص رئیس سازمان در یک استان، نخستین مزیت خود را در همین نقطه نشان می‌دهد؛ کاهش فاصله میان ستاد و استان. مدیری که در مرکز سازمان قرار دارد، معمولاً مسائل استان را از طریق گزارش‌ها و اطلاعاتی که در اختیارش قرار میگیرد می‌شناسد، اما حضور در استان امکان مشاهده مستقیم بخشی از واقعیتهای موجود را فراهم میکند. کمبود نیروی انسانی، وضعیت ساختمان‌ها و تجهیزات، امکانات آزمایشگاهی، وسایل نقلیه و حتی مشکلاتی که شاید در قالب یک گزارش رسمی به‌خوبی قابل انتقال نباشند، در یک حضور میدانی می‌توانند با وضوح بیشتری دیده و شنیده شوند.
از سوی دیگر، این رابطه یک‌طرفه نیست. همان‌طور که ستاد نیاز دارد استان را بهتر ببیند، استان نیز نیاز دارد ستاد را از نزدیک ببیند. کارکنان و مدیران استانی وقتی عالی‌ترین مقام سازمان را در میان خود می‌بینند، احساس میکنند مسائل و تلاش‌های آنان صرفاً در قالب اعداد و گزارش‌ها به مرکز منتقل نمیشود. چنین حضوری میتواند فاصله روانی میان ستاد و بدنه اجرایی را کاهش دهد و به کارکنان این پیام را منتقل کند که فعالیت آنان در میدان مورد توجه مدیریت عالی سازمان قرار دارد. این موضوع در شرایطی که دامپزشکی با مجموعه‌ای گسترده از مأموریت‌های تخصصی و اجرایی در سراسر کشور مواجه است، اهمیت بیشتری پیدا میکند. کارکنان دامپزشکی در استانها و شهرستان‌ها در خط مقدم کنترل بیماری‌های دام و طیور، تأمین بهداشت فرآورده‌های خام دامی، صیانت از سلامت عمومی و حمایت از تولید قرار دارند. دیدن این میدان از نزدیک، طبیعتاً تصویری متفاوت با مطالعه صرف گزارش‌های اداری ایجاد خواهد کرد.
حضور رئیس سازمان در مراسم معارفه یک مدیرکل جدید، از منظر دیگری نیز اهمیت دارد و آن تقویت جایگاه مدیر تازه منصوب شده در ساختار مدیریتی استان است. حضور عالی‌ترین مقام سازمان در کنار مدیرکل جدید میتواند این پیام را به مجموعه کارکنان، مدیران دستگاه‌های اجرایی، بخش خصوصی و تولیدکنندگان منتقل کند که مدیر جدید از حمایت و پشتوانه مدیریت عالی سازمان برخوردار است. این پشتوانه در آغاز یک دوره مدیریتی میتواند به مدیر جدید برای ایجاد هماهنگی، پیشبرد برنامه‌ها و تعامل با سایر دستگاه‌های استان کمک کند.
اما دامپزشکی فقط با ساختار دولتی خود تعریف نمیشود. بخش قابل توجهی از فعالیت‌های این حوزه در ارتباط مستقیم با بخش خصوصی و جامعه تولیدکنندگان قرار دارد. مسئولان فنی بهداشتی، درمانگاه‌ها، مراکز مایه‌کوبی، آزمایشگاه‌ها، کشتارگاه‌ها، تشکل‌های حرفه‌ای و تولیدکنندگان دام و طیور، هر یک بخشی از زنجیره‌ای هستند که سیاست‌های دامپزشکی در نهایت باید در آن به اجرا برسد. بنابراین سفر رئیس سازمان به یک استان میتواند فرصتی برای گفت‌وگوی مستقیم با این بخش‌ها نیز فراهم کند؛ فرصتی برای شنیدن مشکلاتی که گاهی در مسیر انتقال اداری، بخشی از جزئیات و اهمیت واقعی خود را از دست می‌دهند.
از این منظر، حضور رئیس سازمان در استان تنها یک ارتباط درون‌سازمانی نیست. این حضور میتواند جایگاه دامپزشکی را در سطح مدیریت استان نیز تقویت کند. وقتی عالی‌ترین مقام سازمان دامپزشکی کشور در کنار مدیران ارشد استانی درباره امنیت غذایی، سلامت عمومی، کنترل بیماری‌ها، اقتصاد دام و طیور، ظرفیت‌های تولیدی، صادرات، زنجیره ارزش و مشکلات زیرساختی سخن می‌گوید، در واقع دامپزشکی را از یک دستگاه صرفاً اجرایی و تخصصی به عنوان بخشی مؤثر از نظام حکمرانی و اقتصاد استان معرفی میکند. این مسئله به‌ویژه برای استان‌هایی که از ظرفیت قابل توجه دامپروری، مرغداری، آبزی‌پروری یا صنایع وابسته برخوردارند، اهمیت مضاعفی دارد. دامپزشکی در چنین استان‌هایی صرفاً وظیفه نظارت و کنترل بیماری را بر عهده ندارد؛ بلکه سلامت دام و طیور، امنیت غذایی، استمرار تولید، کاهش خسارت‌های ناشی از بیماری‌ها، کیفیت محصولات و حتی توسعه بازارهای داخلی و خارجی، همگی با عملکرد این دستگاه ارتباط پیدا میکنند.
از سوی دیگر، چنین دیدارهایی میتواند زمینه تعامل مستقیم‌تر با مدیران سایر دستگاه‌های اجرایی را فراهم کند. بسیاری از مشکلات دامپزشکی صرفاً در داخل سازمان قابل حل نیستند و به موضوعاتی مانند اعتبارات، نیروی انسانی، حمل‌ونقل، زیرساخت، تخصیص امکانات، مسائل تولید، محیط زیست، انتظامات، مرزها و همکاری دستگاه‌های مختلف مربوط میشوند. حضور رئیس سازمان در استان این فرصت را ایجاد میکند که بخشی از این مسائل در سطحی بالاتر و با حضور مدیران مرتبط مطرح شود.
نکته مهم دیگر، مسئولیت‌پذیری دوطرفه است. وقتی رئیس سازمان از نزدیک مسائل یک استان را می‌شنود، دیگر مسئله صرفاً یک گزارش دریافت‌شده از یک واحد اداری نیست؛ بخشی از مسائل را شخصاً دیده و شنیده است. در مقابل، مدیران استانی نیز می‌توانند انتظارات و سیاست‌های مدیریت عالی سازمان را مستقیماً دریافت کنند. چنین ارتباطی میتواند سازمان را از رابطه‌ای صرفاً مبتنی بر "ابلاغ از مرکز و اجرای استان" به سمت رابطه‌ای مبتنی بر گفت‌وگو، درک متقابل و مسئولیت مشترک سوق دهد.
البته حضور شخص رئیس سازمان در همه مراسم‌های تودیع و معارفه استانی نه یک الزام اداری است و نه همیشه از نظر زمانی و اجرایی امکان‌پذیر خواهد بود. معاونان، مدیران ستادی و نمایندگان سازمان نیز نقش مهمی در ارتباط با استانها دارند و حضور آنان میتواند کاملاً مؤثر و کارآمد باشد. تفاوت در اینجا، بیشتر در نوع اثر مدیریتی حضور شخص رئیس سازمان است؛ حضوری که از نظر وزن سازمانی، پیام حمایتی، ارتباط مستقیم با مدیران ارشد استان و امکان شنیدن بی‌واسطه مسائل، ظرفیت‌های خاص خود را دارد.
از همین رو، شاید بتوان چنین حضورهایی را از یک مراسم صرفاً تشریفاتی فراتر برد و آنها را به یک سفر مدیریتی هدفمند تبدیل کرد. مراسم تودیع و معارفه میتواند تنها نقطه آغاز باشد؛ در کنار آن می‌توان با کارکنان و مدیران استان گفت‌وگو کرد، چند مسئله اصلی استان را شنید، با بخش خصوصی و تولیدکنندگان دیدار داشت، از یکی از مراکز مهم و راهبردی بازدید کرد و مسائل نیازمند پیگیری در سطح ستاد را مشخص نمود. در چنین شرایطی، هزینه و زمان سفر نیز صرفاً برای حضور در یک مراسم مصرف نمیشود، بلکه به فرصتی برای شناخت، ارتباط، تصمیم‌گیری و پیگیری تبدیل خواهد شد.
آنچه در مراسم گلستان نیز بیش از یک حضور رسمی قابل توجه است، همین ظرفیت مدیریتی نهفته در چنین ارتباطی است. رئیس سازمان، با حضور در استان، هم میتواند تصویری واقعی‌تر از ظرفیت‌ها و مسائل آن استان به دست آورد و هم این پیام را به مدیران، کارکنان، بخش خصوصی و سایر مدیران اجرایی منتقل کند که دامپزشکی و مسائل آن، بخشی جدی از منظومه سلامت، تولید و امنیت غذایی کشور است.
در نهایت، حضور مدیر عالی یک سازمان در میان مدیران و کارکنان صف، صرفاً جابه‌جایی یک مقام از ساختمان ستاد به ساختمان یک اداره‌کل نیست؛ نوعی سرمایه‌گذاری مدیریتی بر ارتباط، اعتماد، شناخت و هم‌افزایی است. اگر این حضور با شنیدن مسائل، مشاهده واقعیتهای میدانی، تعامل با بخش خصوصی و مدیران استانی و پیگیری موضوعات پس از بازگشت همراه شود، میتواند به یک حرکت ارزشمند مدیریتی در تمام سطوح سازمان تبدیل شود؛ حرکتی که در آن ستاد استان را بهتر می‌شناسد، استان ارتباط نزدیک‌تری با ستاد پیدا میکند، مدیران استانی پشتوانه بیشتری احساس میکنند و در نهایت، سازمان دامپزشکی کشور میتواند با شناختی دقیق‌تر و ارتباطی مؤثرتر، مأموریت‌های خود را در خدمت به سلامت جامعه، امنیت غذایی و پشتیبانی از تولید دنبال کند.
شهریور ۱۴۰۵
..........................
در ساختار اداری، مقام ارشد معمولا همان واقعیتی را می‌بیند که مدیران محلی امکان و انگیزه ارائه اش را دارند. ارزش چنین سفری زمانی اثبات میشود که علاوه بر گزارش رسمی، کانال های مستقل برای راستی آزمایی مسائل و شنیدن بدون واسطه بدنه و سنجش خروجی پس از بازگشت وجود داشته باشد وگرنه سفر میتواند فاصله جغرافیایی ستاد و استان را کم کند، بدون اینکه لزوما فاصله اطلاعاتی و سازمانی را کاهش دهد